出張旅費を経費にするには実費精算が原則です。
出張旅費は具体的には、交通費、宿泊費、食費、日当などがあります。
✔ 日当などは実費精算できませんが？
日当などは実費精算できませんが、経費処理する方法があります。
以下、解説していきます。
日当を経費として認められるためには、旅費規定を作ることです。
宿泊費や食費も実費に限らず、旅費規定により定額払いをしても経費として認められます。
旅費規定には以下の２つの要件があります。
① 役員、従業員を通じて支給額にバランスが取れているもの
② 同業種、同規模の会社と比較して支給額が妥当であること
役員と従業員で役職の違いによって金額に差をつけても、支給額にバランスがとれていると言えます。
役員であっても、日当や食費を支給することは可能です。
この場合、定期同額給与ではないので役員賞与になる問題はありません。
✔ 役員ももらえるんですね、他に注意点はありますか？
いくつか注意点があります。
① 一般より高い金額は役員への役員賞与や従業員の給料と認定されます。
② 出張報告書や精算書をきちんと保管しておくこと。
③ 海外出張がある場合は、国内と海外は分けて作成するべきです。
消費税にも軽く触れておきます。
国内への出張や転勤のために役員や従業員へ支出した出張旅費、宿泊費、食費、日当については、支給した金額のうちその旅行について通常必要であると認められる部分の金額は、課税仕入れになります。
ただし、海外への出張は課税仕入れになりません。消費税は国内取引に限ります。
参考URL：国税庁タックスアンサー№6459 出張旅費などの扱い
出張旅費は原則は実費精算ですが、
日当は実費精算でなくても旅費規定をつくれば常識の範囲内で経費として認められることを解説しました。
これは役員も認められます。
特に出張の多い会社はなかなか使える決まりではないかと思います。
あなたはどうされますでしょうか。