毎月、試算表は作成しているものの、どこを確認すればよいか分からない。そんな中小企業の経営者も少なくありません。
月次試算表は、税務申告の準備だけに使うものではありません。売上・利益・現預金の動きを確認することで、経営上の問題に早く気づくことができます。
今回は、月次試算表を見る際に押さえたい3つの数字と、その活用方法を解説します。
最初に確認したいのは売上高です。
ただし、今月の売上が500万円だったと分かっても、それだけでは良い結果なのか判断できません。
重要なのは、前年同月や計画との比較です。
例えば、次のような会社を考えてみましょう。
| 項目 | 売上高 |
|---|---|
| 前年同月 | 480万円 |
| 当月 | 500万円 |
| 当月予算 | 550万円 |
前年同月比では約4.2％の増収です。しかし、予算比では約9.1％の未達となります。
この場合、「前年より売上が増えた」と安心するだけでは不十分です。
お客様の数が減ったのか、客単価が下がったのか、受注時期がずれたのか。原因を調べることで、次の対応が見えてきます。
季節変動の大きい業種では、前月比だけでなく前年同月比も確認することが大切です。
次に確認したいのが営業利益です。
売上が増えていても、仕入価格や人件費が大きく増えれば利益は減少します。
例えば、次のようなケースです。
| 項目 | 前年同月 | 当月 |
|---|---|---|
| 売上高 | 500万円 | 550万円 |
| 営業利益 | 50万円 | 33万円 |
| 営業利益率 | 10.0％ | 6.0％ |
売上高は10％増加しています。しかし、営業利益は34％減少しました。
このような場合は、売上増加だけで経営が順調だと判断してはいけません。
値引きの増加、材料費の上昇、外注費の増加などを調べます。
そして、価格改定や業務効率の改善が必要か検討しましょう。
経済産業省の「ローカルベンチマーク」でも、営業利益率は企業の財務状態を把握する指標の一つです。meti.go.jp+1
3つ目は現預金残高です。
会計上の利益と、実際に手元に残るお金は一致しません。
例えば、商品を100万円で販売して利益が出ても、代金の入金が翌月なら、その時点では現金が増えない場合があります。
一方で、借入金の元本返済は、通常、損益計算書の費用にはなりません。しかし、預金残高は減少します。
そのため、利益が出ている会社でも資金繰りが厳しくなることがあります。
月次試算表では、次の点を確認しましょう。
月次試算表は過去の状況を示すものです。将来の資金不足を防ぐには、資金繰り表も併用すると効果的です。
月次試算表は、毎月作成するだけでは十分ではありません。数字を見て、次の行動を決めることが重要です。
例えば、翌月15日までに前月の試算表を確認するなど、社内で目標日を決めましょう。
売掛金、買掛金、預金残高などを適切に確認し、数字の信頼性を高めることも大切です。
単月の数字だけでなく、比較資料を用意します。
特に大きく変化した勘定科目については、その理由を確認しましょう。
数字を眺めるだけで終わらせないことが重要です。
例えば、粗利益率が下がっていれば、主要商品の仕入単価や販売価格を確認します。
売掛金が増加していれば、請求業務や入金予定を点検します。
改善策は担当者と期限を決め、翌月に結果を確認しましょう。
月次試算表では、まず売上高・営業利益・現預金の3つを確認してみてください。
売上高は事業の動き、営業利益は本業の収益力、現預金は資金面の状況を把握する手がかりになります。
ただし、3つの数字だけですべてを判断できるわけではありません。売掛金や借入金なども含めて確認する必要があります。
毎月数字を比較し、原因を調べ、改善策を一つ実行する。 この習慣が、月次試算表を経営に役立つ資料へと変えていきます。