税務調査と聞くと、「何を指摘されるのだろう」と不安になる経営者も少なくありません。
しかし、日頃から帳簿や証拠書類を整理しておけば、取引内容を説明しやすくなり、調査時の負担を減らすことにつながります。
大切なのは、税務調査の連絡が来てから慌てて資料を集めるのではなく、普段の経理業務の中で記録を残すことです。
今回は、中小企業が実践したい3つの習慣を紹介します。
1．請求書だけでなく取引の経緯を残す
経費を計上する際、請求書や領収書を保存することは基本です。
ただし、それだけで取引の実態を十分に説明できるとは限りません。
例えば、外部の専門家に50万円のコンサルティングを依頼した場合を考えましょう。
請求書に「コンサルティング料50万円」としか記載されていなければ、具体的に何の業務を依頼したのか、確認が必要になる場合があります。
そこで、次の資料も整理しておきます。
- 契約書や発注書
- 業務内容が分かる提案書
- 打ち合わせ記録やメール
- 成果物や業務報告書
- 支払記録
これらの資料があれば、業務の必要性や実施内容を説明しやすくなります。
特に、無形のサービスや高額な外注費は、成果物が目に見えにくいこともあります。
**「誰に、何を、なぜ依頼したのか」**を後から確認できる状態にしておくことが重要です。
2．月次決算で不自然な数字を確認する
税務調査対策として、毎月の数字を確認する習慣も有効です。
例えば、前年と比較して交際費や外注費が大きく増加している場合、その理由を説明できるでしょうか。
増加自体が問題なのではありません。
重要なのは、取引の実態と会計処理が一致しているかどうかです。
月次決算では、次のような項目を確認しましょう。
- 売上高と売掛金の増減
- 外注費や業務委託費の急増
- 役員関連の支出
- 現金残高と帳簿残高の差異
- 仮払金や仮受金の長期滞留
例えば、外注費が前年同月の100万円から150万円に増加したとします。
増加率（％）＝（150万円 − 100万円）÷ 100万円 × 100
計算結果：50％増加
この場合、新規案件の増加や業務委託範囲の拡大など、合理的な理由があるか確認します。
毎月こうした点検を行えば、決算時の修正作業も減らせます。
3．電子データの保存方法を統一する
現在は、請求書や領収書をメールやクラウドサービスで受け取る機会が増えています。
電子取引データについては、2024年1月1日以後、原則として電子データのまま保存する必要があります。
単に印刷して紙で保管するだけでは、電子取引データの保存義務を満たしません。
また、電子帳簿保存法では、改ざん防止措置や検索機能などについて一定の保存要件が定められています。
ただし、検索要件の一部免除や猶予措置もあるため、会社の状況に応じた確認が必要です。
実務では、次のようなルールを決めておくと便利です。
- 保存先のフォルダーを統一する
- 日付、取引先名、金額をファイル名に記載する
- 経理担当者以外も保存方法を理解する
- 定期的に保存漏れを確認する
例えば、ファイル名を「20261114_株式会社ABC_55000円.pdf」のように統一すれば、後から検索しやすくなります。
なお、ファイル名の統一だけで法定保存要件をすべて満たすわけではありません。利用するシステムや社内規程も含めて確認しましょう。
4．帳簿書類の保存期間にも注意する
法人の帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。
また、一定の欠損金が生じた事業年度などについては、10年間の保存が必要となる場合があります。
消費税に関する帳簿や請求書等にも、別途保存要件が設けられています。
したがって、保存期間を一律に判断せず、法人税、消費税、電子帳簿保存法などの要件を整理することが大切です。
実務上は、税法上の保存期間に加え、会社法その他の法令による保存義務も確認しましょう。
5．税務調査の連絡が来た場合の対応
税務調査は、原則として事前通知が行われますが、一定の場合には事前通知なしで実施されることもあります。
連絡を受けた際は、調査対象となる税目や期間、予定日時、必要資料を確認しましょう。
また、顧問税理士がいる場合は、早めに情報を共有することが重要です。
資料に不備や疑問点が見つかった場合は、独断で書き換えたりせず、事実関係を確認した上で適切に対応します。
まとめ｜日常の記録が最大の税務調査対策
税務調査への備えは、特別な対策を講じることだけではありません。
取引の経緯を残すこと、月次決算で数字を確認すること、電子データを適切に保存すること。この3つを日常業務に組み込むことが重要です。
正確な記録は、税務調査だけでなく、経営判断や資金管理にも役立ちます。
まずは自社の帳簿と証拠書類が、第三者にも分かりやすい状態になっているか確認してみましょう。
参考資料・出典
② 国税庁「電子取引データをルールに従って保存できていますか？」
※本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の事案への適用を保証するものではありません。具体的な税務・会計・経営上の判断については、税理士などの専門家にご相談ください。
